Általános tájékoztató elektronikus ügyintézési szolgáltatást igénybe vevő ügyfelek részére

Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzata és Polgármesteri Hivatala elsődleges célul tűzte ki az ügyfélbarát önkormányzati ügyintézés fejlesztését, amelynek nélkülözhetetlen eleme az e-ügyintézés, és amelynek segítségével sorban állás nélkül, akár otthonról is kezdeményezheti különböző ügyeinek intézését.

---

Az anyakönyvi eljárásokban  nincs helye elektronikus ügyintézésnek és a hatóság - a tájékoztatás kivételével - nem tart elektronikusan kapcsolatot.
Kivéve az anyakönyvi kivonat és névváltoztatási okiratmásolatát iránti kérelem, mely elektronikus úton az ügyfélkapu/e-papír szolgáltatáson keresztül is benyújtható.
Anyakönyvi ügyekben kérelmet email-ben benyújtani nem lehet!

Biztonságos kapcsolattartási cím

Tájékoztatjuk Tisztelt Ügyfeleinket, hogy a joghatás kiváltását célzó beadványokat az Önkormányzat illetve Polgármesteri Hivatal biztonságos kapcsolattartási címére szükséges megküldeni.

Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzatának biztonságos kapcsolattartási címe az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (E-ügyintézési törvény) alapján az alábbi:

Hivatali kapu rövid név (önkormányzati tárhely): SMJVONK
KRID azonosító: 75818739

Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának biztonságos kapcsolattartási címe az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (E-ügyintézési törvény) alapján az alábbi:

Hivatali kapu rövid név (önkormányzati tárhely): SMJVPH (adóügyekben)

KRID azonosító: 106003110

Ügyfélszolgálat

Az ügyfélszolgálat elektronikus elérhetősége:

e-mail: jegyzo@sopron-ph.hu

telefon: 06 99/515-100

Az eljárásért fizetendő terheket (illeték, szolgáltatási díj) elektronikus eljárás kezdeményezése esetén elektronikus úton kell megfizetni, a megfizetésre az alábbi bankszámlaszámok szolgálnak:

• Sopron MJV Polgármesteri Hivatala pénzforgalmi számla száma: 50433326-10017368
• Sopron MJV Önkormányzata pénzforgalmi számla száma: 50433326-10016714

Kérjük, befizetéskor az átutalás közlemény rovatában szíveskedjenek megjelölni az ügytípust, az ügyfél nevét, ingatlannal kapcsolatos ügyek esetén az ingatlan helyrajzi számát, és – amennyiben ismert – az iktatószámot.

Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: E-ügyintézési tv.) 1. § 17. pont b) és c) alpontjának, valamint 108. § (1) bekezdésének megfelelően Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzata és Polgármesteri Hivatala 2018. január 1. napjától köteles biztosítani az ügyek elektronikus intézését az E-ügyintézési tv.-ben, valamint az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendeletben meghatározottak szerint.

Az elektronikus ügyintézés ügyféli alapjog, azonban az E-ügyintézési tv. az ügyfélként eljáró gazdálkodó szervezetek és köztestületek, valamint az elektronikus kapcsolattartásra kötelezett, adóköteles tevékenységet végző természetes személyek számára az elektronikus ügyintézést kötelezően előírja. Az e-ügyintézésre kötelezett szervezetektől papír alapon érkező beadványok nem alkalmasak a kívánt joghatás kiváltására, adott esetben az eljárásmegindítására.

Egyéni vállalkozók cégkaput nem használhatnak, azt egyéni vállalkozásukhoz tartozóan nem nyithatnak. Az egyéni vállalkozó hivatalos elérhetősége a KÜNY-tárhelye.

A gazdálkodó szervezetek a cégkaput használhatják elektronikus kapcsolattartáshoz, dokumentum beküldéséhez és a részükre szóló hivatalos dokumentum letöltéséhez.

A természetes személyek számára is nyitva áll az elektronikus út választása, de ez nem jelent számukra kötelezettséget, kivéve, ha törvény kötelezővé teszi az adott ügy tekintetében az elektronikus ügyintézést.

A természetes személyek esetében a kapcsolattartásra a magyarorszag.hu portálon elérhető Személyre Szabható Ügyintézési Felület (SZÜF) szolgál, ügyfélkapus azonosítás mellett.

Nincs lehetőség elektronikus ügyintézésre az alábbi esetekben:

• ha törvény vagy eredeti jogalkotói hatáskörben megalkotott kormányrendelet az ügyfél személyes megjelenését vagy meghatározott okiratok másként nem pótolható benyújtását kötelezővé teszi;
• ha nemzetközi szerződés vagy az Európai Unió általános hatályú, közvetlenül alkalmazandó kötelező jogi aktusa kizárja;
• olyan eljárási cselekmény esetében, ahol ez nem értelmezhető;
• ha az okirat vagy más beadvány minősített adatot tartalmaz.

Kérelmek, nyilatkozatok, űrlapok elektronikus benyújtása

Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzata és Polgármesteri Hivatala a http://portal.sopron.hu/Sopron/portal/ebusiness_show?contentId=10514 weboldalról és a Személyre szabott Ügyintézési Felületről letölthető, kitölthető és beküldhető ÁNYK nyomtatványain, egyéb esetben e-Papír szolgáltatáson keresztül beküldhető űrlapokon, továbbá a jegyző, mint önkormányzati adóhatóság hatáskörébe tartozó adóügyekben a E-önkormányzat Portálon elérhető iFORM nyomtatványok beküldési lehetőségén keresztül biztosítja elektronikus ügyintézést.

Ügyintézés folyamata E-Önkormányzat Portálon keresztül (Adóügyek)

A honlap elérése: https://ohp-20.asp.lgov.hu/nyitolap

A nyitóoldal alján választható, hogy az ügyet bejelentkezéssel vagy bejelentkezés nélkül szeretnék indítani, azonban egyes ügytípusoknál a bejelentkezés kötelező.

Választás után az „Önkormányzat kereső” oldalon Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzatát kiválasztva az „Ügyindítás” oldalra navigál át a portál.

Ezen oldalon az „Ágazat”, majd az „Ügytípus” kiválasztása után az „Űrlap keresése” gombra kattintva a rendszer megkeresi a használni kívánt dokumentumot, ami az „Online kitöltés”-re klikkelve válik kitölthetővé.

Felhívjuk figyelmét, hogy természetes személy ügyfelek vonatkozásában elektronikus ügyintézési mód választása esetén – az ügyfél ellenkező rendelkezése hiányában – a teljes ügyintézés elektronikus formában történik, vagyis az eljáró hatóság az ügyfél ügyfélkapus tárhelyére küldi meg a keletkező iratokat (határozatokat, végzéseket).

Ügyintézés folyamata elektronikus ügyintézést választó természetes személy esetén

Bejelentkezés rendelkezési nyilvántartásba

Amennyiben korábban még nem történt meg a nyilvántartásba való bejelentkezés, az E-ügyintézési tv. 15. §-a alapján jelentse be a kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségeit! (A bejelentkezéssel kapcsolatban bővebb információ a https://rendelkezes.gov.hu/rny-public/ oldalon érhető el.)

Eljárási illeték, díj, egyéb költség átutalása

Illeték vagy díjköteles eljárás esetén a fent megjelölt számlaszámra utalja át a megfelelő összeget. (Ne felejtse el közleményként megjelölni az ügytípust és az ügyfél nevét vagy – ha ismert – az iktatószámot!)

Nyomtatvány kitöltése

A http://portal.sopron.hu/Sopron/portal/ebusiness_show?contentId=10514 menüpontból töltse le az indítani kívánt ügyhöz tartozó űrlapot, és értelemszerűen töltse ki azt, majd szkennelje be a szükséges mellékletekkel (pl.: illeték/díjfizetés igazolása, meghatalmazás, egyéb csatolandó mellékletek) a kötelezően elfogadott elektronikus dokumentumformátumok egyikébe (pl. pdf, jpg, png, asice https://epapir.gov.hu/sugo).

Iratok elektronikus beküldése – ügyindítás

Meg kell nyitni a https://epapir.gov.hu oldalt, majd be kell jelentkezni a természetes személynek a saját ügyfélkapus azonosító adataival, ekkor a személyes adatai betöltődnek az E-papír nyomtatványra, ezt követően kell kiválasztani

• a témacsoportot (Önkormányzati igazgatás, panasz és közérdekű bejelentés esetén Panasz és közérdekű bejelentés),
• a címzettet a lenyíló felsorolásból (Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzata),
• az ügytípust (lenyíló felsorolásból),

a csatolmány résznél a pdf formátumban szkennelt dokumentumokat tallózással fel kell tölteni, majd a fájlnevek melletti „Hitelesítés” ikonra kattintva elektronikus hitelesítéssel kell ellátni, a hitelesített dokumentum-csatolmányokat rögzíteni, majd véglegesíteni szükséges.

Ügyintézés folyamata gazdálkodó szervezetek esetén

Bejelentkezés a rendelkezési nyilvántartásba

Amennyiben korábban még nem történt meg a rendelkezési nyilvántartásba való bejelentkezés, az E-ügyintézési tv. 14. § (1) bekezdése alapján köteles bejelenteni az Ön által képviselt szervezet kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségeit. (A bejelentkezéssel kapcsolatban bővebb információ a https://rendelkezes.gov.hu/rny-public/ oldalon érhető el.)

Eljárási illeték, díj, egyéb költség átutalása

Illeték vagy díjköteles eljárás esetén a fent megjelölt számlaszámra utalja át a megfelelő összeget. (Ne felejtse el közleményként megjelölni az ügytípust és az ügyfél nevét vagy – ha ismert – az iktatószámot!)

Nyomtatvány kitöltése

A www.sopron.hu oldalról az elektronikus ügyintézés-letölthető nyomtatványok  menüpontból töltse le az indítani kívánt ügyhöz tartozó űrlapot, és értelemszerűen töltse ki azt, majd szkennelje be a szükséges mellékletekkel (pl.: illeték/díjfizetés igazolása, meghatalmazás, egyéb csatolandó mellékletek) pdf formátumban.

Iratok elektronikus beküldése – ügyindítás

Meg kell nyitni a https://epapir.gov.hu oldalt, majd be kell jelentkezni a gazdálkodó cég képviselőjének a saját ügyfélkapus azonosító adataival, ekkor a személyes adatai betöltődnek az E-papír nyomtatványra. Ezt követően az adatai alatt megjelenő „cégkapuból küldve szeretnék e-papírt benyújtani” szöveg melletti „kis négyzetet” pipával jelölve tud a gazdálkodó szervezet cégkapujába bejelentkezni, ezt követően kell kiválasztani

• a témacsoportot (Önkormányzati igazgatás, panasz és közérdekű bejelentés esetén Panasz és közérdekű bejelentés),
• a címzettet a lenyíló felsorolásból (Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzata),
• az ügytípust (lenyíló felsorolásból),

a csatolmány résznél a pdf formátumban szkennelt dokumentumokat tallózással fel kell tölteni, majd a fájlnevek melletti „Hitelesítés” ikonra kattintva elektronikus hitelesítéssel kell ellátni, a hitelesített dokumentum-csatolmányokat rögzíteni, majd véglegesíteni szükséges, ahol ellenőrizhető a küldendő levél tartalma.

Felhívjuk figyelmét, hogy gazdálkodó szervezetek esetén a teljes ügyintézés elektronikus formában történik, vagyis az eljáró hatóság az ügyfél cégkapus tárhelyére küldi meg a keletkező iratokat (határozatokat, végzéseket)!

Az ügyfél személyes adatainak védelméről szóló tájékoztató

A Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzata és Polgármesteri Hivatala az adatkezelés során a GDPR és az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.), valamint az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról szóló 2013. évi L. törvény előírásainak betartásával jár el.

Adatbiztonsági intézkedések

Az elektronikus ügyintézést biztosító szerv az adatok biztonságos tárolása érdekében – a tudomány és a technológia állásának figyelembevételével – megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre, és az adatkezelési tevékenység végzése során mindent megtesz annak érdekében, hogy az adatok biztonságát megőrizze.

Az elektronikus ügyintézést biztosító szerv az adatok biztonságát az elektronikus szakrendszerekben azáltal biztosítja, hogy az általa használt informatikai rendszer és hálózat egyaránt védett a számítógéppel támogatott csalás, kémkedés, szabotázs, vandalizmus, tűz és árvíz, továbbá számítógépvírusok, számítógépes betörések és szolgáltatásmegtagadásra vezető támadások ellen. A Hivatal a biztonságról a vonatkozásában meghatározott szerverszintű és alkalmazásszintű védelmi eljárások betartásával gondoskodik.

Az elektronikus ügyintézést biztosító szerv az elektronikus szakrendszerek tekintetében nem biztosít hozzáférést olyan személyeknek, akik arra nem jogosultak, vagy a hozzáférésre munkájuk végzéséhez nincsen szükségük és mindent intézkedést megtesz annak érdekében, hogy az adatok illetéktelen személyek birtokába ne kerüljenek.

Adatvédelem az ügyintézés során

Az érintettek adataihoz Hivatal alkalmazottai férnek hozzá a munkavégzésükhöz szükséges mértékben és ideig, figyelemmel a célhoz kötött adatkezelés elvére.

Az adatvédelmi tájékoztató megtalálható a http://www.sopron.hu/Sopron/portal/autonomy_show?contentId=56679-re kattintva.

Az ügyfelek adatkezeléssel kapcsolatos jogai

Az ügyfél az adatkezeléssel kapcsolatban:

• bármikor jogosult tájékoztatást kérni arról, hogy az Önkormányzat vagy a Hivatal mely adatait kezeli és milyen célból, milyen forrásból, várhatóan mennyi ideig kezeli az adatokat, ha ez nem lehetséges, melyek a megőrzési idő meghatározásának szempontjairól, valamint az adatkezelésre vonatkozó egyéb adatokról, információkról;
• bármikor jogosult kérni az Önkormányzatnál vagy a Hivatalnál kezelt adatainak helyesbítését, módosítását, kiegészítését;
• jogosult kérni kezelt adatainak törlését, ha azokat az Önkormányzat vagy a Hivatal jogellenesen kezelte;
• jogosult kérni az adatkezelés korlátozását, ha vitatja a személyes adatok pontosságát, az adatok ellenőrzéséig, vagy jogellenes adatkezelés esetén, ha ellenzi az adatok törlését, vagy ha az Önkormányzatnak vagy Hivatalnak már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az ügyfél igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez.

Az ügyfél az adatkezeléssel kapcsolatban jogosult panasszal élni az Önkormányzat és a Hivatal adatvédelmi tisztviselőjénél (Sipos Győző, telefon: + 36 20 916 3541, e-mail cím: adatvedelem@sopron-ph.hu) vagy a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C 13., levelezési cím: 1530 Budapest, Pf. 5, telefon: +36-1-391-1400, fax: +36-1-391-1410, e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu, honlap: http://www.naih.hu). Az ügyfél személyes adatainak kezelésével kapcsolatos jogainak megsértése esetén jogosult továbbá a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszékhez fordulni (www.birosag.hu/torvenyszekek).

Elektronikus ügyintézés technikai biztosításával kapcsolatos tájékoztató

Elvárt biztonsági szint

Az elektronikus ügyintézést biztosító szerv az elektronikus kapcsolattartás során az E-ügyintézési törvény 18. § (8) bekezdése szerint jár el.

Rendelkezésre állás

A rendelkezésre állás vállalt célértékét az elektronikus ügyintézést biztosító szerv az alábbiak szerint állapítja meg:

Az Önkormányzat és a Hivatal vállalja, hogy minden héten az ügyfélszolgálati időnek megfelelően hétfőn 8.00 17.30, kedden, szerdán 8.00 és 16.00, csütörtökön 8.00 és 15.00, illetve pénteken 8.00 és 13.00 óra között, 98%-ban biztosítja a rendszer és ezáltal az elektronikus ügyintézés lehetőségét. A tervezett üzemszünet és a különleges karbantartási szünet (verzióváltás) időtartama nem számít bele a szolgáltatás kiesési idejébe, illetve az éves rendelkezésre állás számításakor nem kell figyelembe venni. A tervezett üzemfenntartási munkák alatti szükségszerű rendszerleállások ideje – amennyiben az a karbantartási ablakban történik -, a rendelkezésre állás idejét nem csökkenti.

Rendszeres karbantartások

Az Önkormányzat és a Hivatal a rendszeres karbantartásokat lehetőség szerint a rendelkezésre állási időn kívül végzi el. Az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet alapján nem számít bele a határidőbe az a nap, amelyen legalább 4 órán át tartó üzemzavar akadályozta az elektronikus ügyintézést. Az Önkormányzat és a Hivatal az eljárása során figyelembe veszi, amennyiben az ügyfelek önhibájukon kívül esnek késedelembe.

Tervezett üzemszünetek bejelentése

Az egyes szakrendszerek tervezett karbantartásáról az Önkormányzat és a Hivatal az ügyfeleket előzetesen tájékoztatja. Az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet alapján nem számít bele a határidőbe az a nap, amelyen legalább 4 órán át tartó üzemzavar akadályozta az elektronikus ügyintézést. Az Önkormányzat és a Hivatal az eljárása során figyelembe veszi, amennyiben az ügyfelek önhibájukon kívül esnek késedelembe.

Nem tervezett üzemszünet (általános áramszünet)

Előre nem tervezett üzemszünet vagy az elektronikus ügyintézés korlátozott működőképességét okozó esemény (a továbbiakban együtt: üzemzavar) bekövetkezése esetén az elektronikus ügyintézést biztosító szerv az üzemzavar bekövetkezését követően haladéktalanul az elektronikus ügyintézés elérhetőségére szolgáló felületen, a magyarorszag.hu honlapon, valamint saját honlapján köteles soron kívül tájékoztatást közzétenni, továbbá értesíteni az Elektronikus Ügyintézési Felügyeletet.

A tájékoztatásban fel kell tüntetni:

• az üzemzavarral pontosan érintett ügyintézési szolgáltatások meghatározását, funkcionalitásukban bekövetkezett változásokat,
• az elektronikus ügyintézést biztosító szerv ügyfélszolgálati elérhetőségét,
• ha az elektronikus ügyintézés más elektronikus felületen is elérhető, és az üzemzavar ezt a felületet nem érinti, a működő felület elérhetőségét.

Az elektronikus ügyintézést biztosító szerv az elvégzett tevékenységekről, illetve az üzemzavarokról köteles az elektronikus ügyintézés felületén és a magyarorszag.hu felületén is elérhető nyilvántartást hozzáférhetővé tenni. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a technikai tevékenységek, illetve az üzemzavarok pontos időpontját és időtartamát, illetve az elektronikus ügyintézést biztosító szerv által kiadott tájékoztatást.

Az ügyfél által üzemszünet, üzemzavar esetén követendő eljárásrend

A beadvány elektronikus úton történő benyújtását gátló, egy munkanapot meghaladó üzemszünet, üzemzavar esetén mind a természetes személy, mind a gazdálkodó szervezet ügyfél a hagyományos ügymenetnek megfelelően jogosult papír alapon benyújtani a beadványt és mellékleteit.

Jogszabály alapján az elektronikus ügyintézés 1 munkanapot meghaladó szünetelése esetén az elektronikus ügyintézést biztosító szerv köteles biztosítani az ügyfelek beadványainak elektronikus utat nem igénylő módon történő fogadását és feldolgozását, abban az esetben is, ha az adott eljárástípusban a vonatkozó jogszabály alapján kizárólag elektronikus ügyintézésre van lehetőség.

Ez értelemszerűen alkalmazandó akkor is, ha az ügyfelet az eljárási cselekmény határidőben történő elvégzésében olyan tervezett technikai tevékenység vagy üzemzavar akadályozta, amely az általa igénybe vett szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás (SZEÜSZ) vagy központi elektronikus ügyintézési szolgáltatás (KEÜSZ) használatát érintette.